6 tips om van elke vergadering een succes te maken

6 TIPS OM VAN ELKE VERGADERING EEN SUCCES TE MAKEN

Vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel voor elke organisatie. Toch lopen ze vaak ongestructureerd, zonder een helder doel en leveren ze niet de gewenste resultaten op. Gebruik deze tips om van elke vergadering een succes te maken!

Stel altijd een helder Doel voor elke vergadering en deel deze van tevoren met iedere deelnemer. Zo weet iedereen wat ze kunnen verwachten én wat er van hen verwacht wordt en komen ze voorbereid naar de vergadering.

Bepaal van tevoren wat de succesfactoren zijn en bespreek deze aan het begin van de vergadering met de deelnemers. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren om succesvol te zijn.

Zorg altijd voor een duidelijke agenda met een strakke tijdsplanning. Zo voorkom je eindeloze gesprekken die geen resultaten opleveren. Het zorgt er ook voor dat de deelnemers zich op de afgesproken tijd weer kunnen richten op hun andere taken. Gebruik een time timer om de tijd bij te houden. Je collega's zullen je dankbaar zijn!

Spreek af dat iedereen zich volledige focust op het doel van de vergadering. Dus geen laptops en telefoons op tafel en met aandacht luisteren naar elkaar en denken in oplossingen.

Gebruik een ideeën parkeerplaats om ideeën op te schrijven die waardevol zijn maar niet binnen de focus van deze specifieke vergadering passen. Zo voorkom je dat een hele vergadering wordt gekaapt door discussies over een nieuw idee, maar zorg je er wel voor dat deze niet vergeten wordt.

Maak aan het einde van de bijeenkomst altijd vervolg afspraken. Zo zorg je ervoor dat het momentum van de vergadering wordt voortgezet en er ook echt resultaten worden geboekt.